开源办公的五个法律问题 ——以“新型冠状病毒”防控期间企业在线远程运营为视角
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| 作者:詹毅 冯宏声| 编辑:杨紫琳| 责编:Corrie
开源社引言
在一场全国范围战“疫”中,作为普通人,能够做些什么呢?
虽然说宅在家里,不出门、戴口罩、勤洗手、不信谣、不传谣,也算是做了贡献。但是,我们能够做得更多!
基于我们的专业和专长,做一些对社会有益的事情,这样不是更好吗?
开源社的公众号,之前也介绍了不少针对此次疫情的开源项目,今天的文章将更加深入一步,探讨远程办公、开源办公,可能出现的法律问题。这种及时、理性、专业的分析,在现在这个非常时期,实在是极为难得的一股清流。
我们特别推荐各位读者,阅读这篇文章!
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开源办公:基于开源思维的新办公模式背景
2020年的春节假期已近尾声,但是,神州大地上,防控“新型冠状病毒感染肺炎”的战斗还在继续,疫情仍然不断变化,不排除假期被迫再次“充值延长”的可能。对具体公司而言,“军中不可一日无粮”,生产经营亟待尽快重启;对国家而言,宏观经济前行的车轮绝不可停止转动,市场亟待重启。 疫情防控战带来的员工延迟返程、办公场地封锁等处置方案,与企业开展生产经营活动之间,必然产生诸多矛盾。因此,远程办公、在线办公等非面对面的工作方式,相信会成为众多企业或主动、或被动的选择。 但是,对具体的企业而言,究竟该怎么做出选择呢?我们认为,不仅仅要在工具层面、战术层面去考虑,更应该从战略层面进行总体部署。 从战略层面出发,需要全面和深入地思考,远程办公、在线办公对行业的影响以及行业变革的方向可能,行业市场模式的重构,对应公司如何进行基因再造和运行机制创新。从战术层面出发,需要聚焦如何响应市场变化、调整企业管理模式,对应公司办公模式的改造。至于具体工具选择,市场上已经有可选产品,比如,集成了在线OA、在线文档、智能审批、群直播等组件的钉钉云办公系统,Teambition、ONES等企业远程协同项目管理系统,集成协作版办公套件、云文档权限管理、行程安排、语音会议组件的金山WPS在线,石墨文档的在线协同,适用于数据或软件公司的Github或者Gitee代码托管系统等等,企业要做的,是如何根据战略部署、战术选择,决定具体工作流程,再进行采买。当然,战略层面、战术层面、工具层面的推进并没有绝对的先后顺序,为解燃眉之急,即使先从工具采买入手,也无可厚非。但我们想要强调的是,一定要及时、并争取尽早开始战略层面、战术层面的部署。 今天看来,战略层面的思考与重构,还需要很长时间去摸索。但在战术层面做好准备,从方法论的角度对远程办公模式做出选择,比匆忙采购一个或几个在线办公产品或服务,应该更为重要。战术选择是承上启下的,既有可能推动商业模式创新,也会引导技术的开发,进而演化出战略升级。
开源办公的概念,就是在战术层面提出的一种企业在线办公模式。开源办公提出的背后,依托的是一种方法论,是企业办公逻辑对开源软件生产逻辑的提炼、借鉴、迁移与优化。 开源,即开放源代码Open Source,是发端于20世纪90年代的一种软件生产方式,主张源代码按照开源软件许可证条件开放,共享[i]。我们将开源软件的生产方式抽象化,脱离开单纯的软件生产,放到一般性生产运营环境中,即可得到“开源办公”模式的设计思路。开源软件生产的一个重要特点,就是一开始即采用网络化、全球化的智力协作方式[ii]。即是说,“开源”的基因,在其诞生之初就是强调软件生产运营全流程、全生命周期的在线化与远程协同。 开源办公的工作模式,应当具备如下特点:
(1)工作任务可以拆解、细化为多个子项目,形成模块化,根据实际变化,快速有效地调整;项目之间可以相对独立进行,并应当具体落实到不同员工;项目之间形成协同,最终共同达成目标。
(2)“贡献”(“Contribution” )作为工作速度与质量的呈现,普遍应用OKR的工作评价方法(谷歌公司就采用这一方法)。
(3)信息技术为主导,业务全流程上云,实现在线化,实现全云端部署。
(4)各方在竞争与协作两方面具有正相关关系。
(5)需要法律角度的特征,以保障信息生产的有序,保障信息安全。
[i]什么是“开源软件”?什么是“开源软件许可证”?可以参考拙文《中国首张开源许可证“木兰”的法律评论》,作者:詹毅,开源社、开源中国等知名媒体上均登载。
[ii]开源软件的这一特点,与网络化协作、数字化运营,以及社会对信息透明、开放的要求,具有很高程度的正相关。因此,在“开源”在现今的信息时代越来越流行。这不仅体现在云计算、大数据、人工智能以及物联网上,普遍采用“开源”的生产方式,例如 Hadoop、MongoDB、Openstack、Spark。“开源”还成为了一种方法论,一种信息时代的商业文化,影响广泛,例如,“开源硬件”“开源艺术”等等。可以参考拙文《定义未来:开源法》,作者:詹毅,登载媒体“中国开源云联盟”,“开源中国”以《未来的软件实现方式,由什么样的体系来定义?》为题登载。2
开源办公的法律风险防范与应对无疑,推进“开源办公”模式,对企业是一次全新的考验。尤其对于刚刚进入信息化转型升级进程程、仍然习惯于线下物理空间办公的企业来说,大家所面对的,是未知风险与更多的不确定性。做出战略部署、战术选择时,一定要有逆向的风险防范意识,企业经营的技术之舟,需要法律之盾来保驾护航。企业在采买、配置相应技术工具时,必须从防范和规避法律风险的角度,向技术工具供应方提出具体需求,调整、优化相应技术工具的具体功能,以更好实现开源办公模式。
那么,从战术层面看,开源办公有哪些法律问题,需要做好风险防控呢?我们在此梳理总结了在实践中容易被提出的五个问题,供大家参考。
公司会议是公司进行管理与经营活动的主要方式。《公司法》规定的公司会议有股东会会议、董事会会议、监事会会议。此外,公司的会议还有经理层会议、项目会议、市场营销会议等等。 这些会议对于公司及参会人的权益或责任,都可能产生法律上的影响或效果。有限责任公司的股东会,依据《公司法》授予的职权,决定公司的重大事项,例如公司的经营方针,谁担任董事监事,增减注册资本,修改章程,合、并分立或者解散公司等等。 虽然《公司法》规定,股东一致同意某个事项的,可以不开会,股东以书面形式作个决定就可以。但大多数情况下,对于会议事项,股东都需要进行沟通讨论,决议的内容,常见的情形也不是全体一致同意,而是表决权多数通过。因此,召开会议,对于股东会作决议,还是常见的形式。 在开源办公模式下,使用网络和工具软件召开在线股东会,十分的方便。但不能忽略了法律和章程对股东会会议的程序及内容的要求,要做好风险防范,避免影响会议的合法性、合规性,导致决议最终被判定为不成立、无效,进而被撤销。 从证据法的意义上讲,根据最高人民法院《关于民事诉讼证据的若干规定》(将于2020年5月1日起施行)的规定,股东会决议等会议文件,属于私文书证。在开源办公模式下召开会议,召集、通知、召开过程及决议,属于电子数据或者视听资料的范畴。证据要获得认可,就要杜绝真实性无法验证的风险。 基于以上防范法律风险的考虑,如果采用远程在线会议的技术手段,解决防控疫情期间公司股东需要开会的问题,应具备开源办公的思维:将会议问题分解为清单,以技术的手段达到法律的要求与效果,任务落实到人,并根据变化及时作出调整,保证会议目标的实现。 以股东会定期会议来讲,开源办公模式下,相关问题可以分解成:① 董事会等召集权人通过数据电文等数字化文件[i]召集开会② 将会议通知有效地电子送达股东③ 股东出席数、表决数、身份证明文件等符合法律及章程要求的数字验证[ii] ④ 董事长在线主持会议⑤ 股东远程即时审议 ⑥ 电子记录并确认⑦ 股东对议案在线表决 ⑧将股东会决议做有效电子签章并送达股东。 这样才能避免出现以下情形:小明软件公司的大股东小明,不通知董事会及董事长小强,拉了几个股东建个会议群,就开会讨论决定公司事务。 需要注意的是,即使已经提前有效通知,会议出席情况也符合法律和章程的要求,并且出席股东也无异议,仍然建议使用即时在线视频会议软件,并在技术上做好音视频文件的存储(当然,会前的必要调试、测试是一定要做的),而不仅仅是拉一个群在群内以文字形式讨论议案。 还需要注意的是,对于以“开源办公”模式召开公司会议的形式,建议规定在公司的章程里面,确保其合法效力。
员工管理问题:劳动合同怎么履行?——以上海地区为例
上海市政府针对当前疫情的防控形势,在2020年1月28日的新闻发布会上明确:延迟企业复工,上海市区域内各类企业不早于2月9日24时前复工[i],对于休息的职工,企业应该按劳动合同约定的标准正常支付工资,上班的企业职工应作为休息日加班给予补休,或按规定支付加班工资[ii]。国家对于疫情防控期间特殊情形也作出了规定:《关于妥善处理新型冠状病毒感染的肺炎疫情防控期间劳动关系问题的通知》[iii]。 现行的劳动合同法律规范及实务适用经验,足以解决疫情防控带来的各种具体劳动法律关系问题,包括但不限于:工资怎么计算(例如,2月9日前有两个休息日,是否计发薪水)?公司提前复工的法律风险?员工14天的自行隔离期是事假还是带薪休假?疫情严重妨碍经营或导致停业的,公司能否降低工资?【本文注:具体的法律疑问,需要个案化分析,建议咨询有关部门,公司的法务或专业律师】 对于以上问题,法律的规定与政策的工具是充分的,但在解决时,应当注意平衡好员工的收入与企业的成本之间的关系。 在这里要讨论的是,复工后,如果员工出于避免人际接触感染的考虑,提出在线办公,或者公司出于防控疫情考虑,主动决定采用远程协同办公方式,劳动合同怎么履行?更具体而言,劳动合同的实际操作执行中,劳动者的付出如何计算? 毕竟,通勤地铁的拥挤、写字楼的密集空间、大量的人流,在疫情防控期间,会让不少上班族感到担心。而且,从权利的法律价值位阶来说,人的生命健康权也应高于企业的生产经营权。 而公司管理者的顾虑也可以理解。不集中办公或长时间的远程办公,员工怎么管理,任务怎么分配?干脆变更或解除劳动合同?毕竟,劳动法律关系有人身隶属的法律性质,员工获取劳动报酬的对价,是企业对其的经营管理权,员工的劳动是企业的生产要素。 企业需要通过生产经营获得盈利来发展,员工也需要通过工作获得薪水来提升自己的生活、学习。二者之间,既有权利之间的法律位阶冲突,也有相通的利益诉求。变更或解除劳动合同,都实现不了双赢。 如果远程协同办公是不可回避的选择,那么,上述问题就绝不仅仅是技术能够解决的问题,我们需要在找到更为全面的解法,并以此引导技术的布局。 为便于具象化,我们以“标准工时制”的执行为切入口来讨论。上文已说过,远程协同办公或者在线办公,只是具体技术量级的方案,一般都会带来节省公司的场地租赁、办公维护等大量管理成本的好处。但远程办公要真正富有效率,给公司带来效益,核心还是选择什么样的思维来指导技术实现流程管理、成效管理的最优,我们给出的解决方案是:采取“开源办公”模式。 首先要引入开源软件开发过程中的参数:“贡献(Contribution )”[iv],可以用来判断员工远程办公的效率与质量。而硅谷高科技公司应用较多的OKR[v],可以作为工作评价方法,对员工提交的“贡献”进行业绩衡量。 接下来是法律实务问题,公司应当结合实际情况,在劳动合同里明确“贡献”的定义,并与工资条款衔接。同时,在公司的规章制度里规定OKR制度,针对不同工作岗位,作出“贡献”的量化评价标准。 需要提醒大家注意的是,公司新规章制度的生效,一般要遵循制度内容合法、制定过程民主讨论及实施前公示告知的合规性要求。
[i]http://www.shanghai.gov.cn/nw2/nw2314/nw2315/nw4411/u21aw1423599.html,2020年1月29日最近一次访问。 [ii]http://www.shanghai.gov.cn/nw2/nw2314/nw2315/nw4411/u21aw1423620.html,2020年1月29日最近一次访问。 [iii]http://www.gov.cn/zhengce/zhengceku/2020-01/27/content_5472508.htm,2020年1月29日最近一次访问。 [iv]“贡献”(“Contribution” )是“开源”软件领域一个特有的法律概念,具体内容可以参考拙文《做开源应知道的三个法律要点》,登载媒体“开源中国”。 [v]可以参考《重新定义公司:谷歌是如何运营的 》一书,[美]埃里克·施密特,[美]乔纳森·罗森伯格,[美]艾伦·伊格尔 著,靳婷婷 译,中信出版集团2019年6月。
合同管理问题:交易合同怎么签订?——以三个合同类型为例
同上,所以我们直接讨论合同管理问题。 首当其冲,公司接到订单时需要签订交易合同,在目前疫情防控情势下,在开源办公模式下,采用在线签约方式、并实现交易合同的数字化与格式化,是公司经营活动中的首选,这种交易合同即一般性电子商务合同。 在这方面,电子商务领域已经有了多年的经验积累。例如,消费者在电子商务网站上下单购物、点击格式化的交易合同(全面接受或对条款选择性同意)、再去进行在线支付,就属于该等情形。这类合同的签订过程,一直以来就是和开源软件的生产特点很接近,即,以技术工具支持各方当事人构建各类相对固定的法律关系的逻辑(角色逻辑)实现,并以格式化的呈现方式,由当事人在线完成合同的签署。 对于电子商务合同的生效问题[i],《民法总则》第一百三十六条第一款规定:“民事法律行为自成立时生效,但是法律另有规定或者当事人另有约定的除外。”[ii]《合同法》第四十四条规定:“依法成立的合同,自成立时生效。法律、行政法规规定应当办理批准、登记等手续生效的,依照其规定。”[iii]这都是原则性规定。 对电子商务合同法律效力的具体规定,见《电子商务法》第四十九条第一款:“电子商务经营者发布的商品或者服务信息符合要约条件的,用户选择该商品或者服务并提交订单成功,合同成立。当事人另有约定的,从其约定。”[iv]这就是著名的“提交订单即成功”规则。 对于金融产品销售合同的签订(例如银行、信托公司的理财产品,基金公司的基金产品),固然也可以参照电子商务领域的做法来执行,但金融产品销售合同具有标准化和数字资产交易的特点,基于区块链技术支持的智能合约系统应当更适合于此类合同的签订与执行。 智能合约是由事件驱动的计算机代码,它在电子的、分布式的、共享的和可复制的分布式账本(“区块链”)上执行,并用于如下自动化交易:(1)保管并指示转让该账本上的资产;(2)创建和分发数字资产;(3)同步信息;(4)管理用户身份和用户对程序的访问。[v]实践当中,公司管理者应当根据自身业务领域、业务流程等实际情况,与技术支持方加强沟通,明确具体需求,以业务加法务驱动技术的研发与转化应用。 现实的商业环境复杂多变,大量交易活动无法使用格式化合同,需要交易主体之间进行大量的细节磋商,达成个案的特定交易。当交易双方很难在线下见面磋商的情况下,就需要采取开源办公模式,在线磋商讨论,最终在线签订专项电子合同。对这一类合同,法律上需要关注磋商阶段的电子要约、电子承诺问题。 例如,汽车销售商向汽车厂商发个电邮说:“我们公司需要5台某型号的车,加运费每台车人民币40万元,后天送到我们公司,货到付款”,这就是要约。厂商回复电邮说:“没问题”,这就是承诺。汽车销售商收到这个承诺后,一个汽车销售合同就成立并生效了,双方应按约履行。 但是,无论是通过电邮、钉钉或者微信等即时通讯工具讨论业务,还是通过远程视频会议磋商,都要注意到电子要约和电子承诺的法律约束力[vi],一方面,互联网环境下的沟通与讨论更加不能草率,防止不经意间就构成了双方合意、专项电子合同即告生效;另一方面,应当结合业务实践,在双方以在线方式进行沟通交流、磋商谈判的过程中,明示、明确最终达成一致的具体形式、方式,具体采用哪种电子签约方式,如何判定最终生效等,并以此引导对应的技术解决方案。
[i]《电子商务法》第四十七条规定:“电子商务当事人订立和履行合同,适用本章和《中华人民共和国民法总则》《中华人民共和国合同法》《中华人民共和国电子签名法》等法律的规定。”http://www.npc.gov.cn/zgrdw/npc/lfzt/rlyw/2018-08/31/content_2060827.htm,2020年1月30日最近一次访问。 [ii]http://www.npc.gov.cn/zgrdw/npc/xinwen/2017-03/15/content_2018907.htm,2020年1月30日最近一次访问。 [iii]http://www.npc.gov.cn/wxzl/wxzl/2000-12/06/content_4732.htm,2020年1月30日最近一次访 [iv]http://www.npc.gov.cn/zgrdw/npc/lfzt/rlyw/2018-08/31/content_2060827.htm,2020年1月30日最近一次访问。 [v]许可:“决策十字阵中的智能合约”,对外经济贸易大学法学院,载《东方法学》2019年第3期,转引自ACT HB2417,https://www.azleg.gov/legtext/53leg/1r/bills/hb2427p.pdf,January 3, 2019。 [vi]最高人民法院《关于审理买卖合同纠纷案件适用法律问题的解释》第四条规定,人民法院在按照合同法的规定认定电子交易合同的成立及效力的同时,还应当适用电子签名法的相关规定。《电子签名法》第四章“数据电文”规定了与电子要约、电子承诺相关的内容,http://www.npc.gov.cn/npc/c30834/201905/1d39b3ac29144348a01ffc43212a0b39.shtml,2020年1月30日最近一次访问。
数据管理问题:怎么应对数据安全风险?
开源办公模式下,企业的内部管理和对外运营将实现数字迁移,最终都将迁移至云端。这一过程会导致所有业务的数据化、数据的在线化。公司会议文件、在线办公资料、交易过程文件等公司业务数据的安全怎么管理、怎么保护?同时,随着物联网、大数据、人工智能的不断发展,企业除了拥有前述自然“产生”的业务数据,还会有大量主动“生产”的业务数据,也会在开源办公模式下,全部迁移云端,这两类“企业数据”都将具有很高的经济价值。 目前普遍被关注的,是个人信息数据的法律保护。国际上有著名的GDPR,国内则有《民法总则》《网络安全法》《电子商务法》《消费者权益保护法》等对个人信息保护作出规定。国家有关部门近年也颁布了相应的部门规章,《儿童个人信息网络保护规定》《App违法违规收集使用个人信息自评估指南》 《信息安全技术个人信息安全规范》《信息安全技术网络安全等级保护基本要求》等。《个人信息出境安全评估办法》《个人金融信息(数据)保护试行办法》》等文件也有望很快出台。统一的《个人信息保护法》也列入2020年国家立法计划[i]。 对于企业数据的法律保护,只有少量的、且分散的法律规定。例如,《反不正当竞争法》第九条、第十七条、第三十二条规定了对企业的商业秘密信息的保护,包括试验数据、设计图纸等技术信息,也包括商业计划、商业诀窍等经营信息。 在司法实践中,对于企业的数据产品,曾有援引《反不正当竞争法》第二条进行保护的先例。例如,淘宝(中国)软件有限公司与安徽美景信息科技有限公司不正当竞争纠纷一案一审民事判决书中[ii],法院就是依据该条,对淘宝公司的“生意参谋”大数据产品给予了法律保护。 在开源办公模式下,移动办公将形成常态化,业务的网络迁移将形成公司数据的在线化,对此,《反不正当竞争法》显然无法提供全面的保护。因此,基于开源办公以及大数据业务,开展数据安全的法律风险防范,当务之急仍然是要从立法层面予以解决,并辅之以行业级的数据标准化、规范化工作。 在此提出的立法建议:一是,针对移动办公相关信息基础设施的安全保障,进行专项立法;二是,针对企业数据,进行多维度分类分级的原则性保护立法,配套各领域数据保护条例、办法,并辅之以行业层面的数据资产规范化管理标准,比如:可分为秘密数据、敏感非秘密数据、重要数据、一般数据;可分为企业内部管理数据、企业外部运营数据、企业相关消费数据;可分为生产管理数据、生产活动数据、产品数据、服务数据、市场交易数据、市场消费数据(对用户信息做脱敏处理后),等等。
[i]http://www.npc.gov.cn/npc/c30834/202001/6a51259da6c2484b892c705dd53bcf9b.shtml,2020年1月30日最近一次访问。 [ii](2017)浙8601民初4034号一审民事判决书,https://www.itslaw.com/detail?judgementId=486fc183-354e-42b1-adce-33a6f928685b&area=0&index=2&sortType=1&count=3&conditions=searchWord%2B(2017)%E6%B5%998601%E6%B0%91%E5%88%9D4034%E5%8F%B7%2B1%2B(2017)%E6%B5%998601%E6%B0%91%E5%88%9D4034%E5%8F%B7,2020年1月30日最近一次访问。
外部关系问题:租赁合同怎么办?——以上海CBD的商务租赁为例
[i]最高人民法院:《关于在防治传染性非典型肺炎期间依法做好人民法院相关审判、执行工作的通知》,载《中华人民共和国最高人民法院公报》2003年第04期,http://xuewen.cnki.net/DownloadArticle.aspx?filename=FYGB200304007&dbtype=CJFD,2020年1月30日最近一次访问。 [ii](2004)沪二中民二(民)终字第354号二审民事判决书,https://www.itslaw.com/detail?judgementId=7ddcb7fc-5c92-49a1-b17f-082495edf059&area=0&index=1&sortType=1&count=1&conditions=searchWord%2B%EF%BC%882004%EF%BC%89%E6%B2%AA%E4%BA%8C%E4%B8%AD%E6%B0%91%E4%BA%8C%EF%BC%88%E6%B0%91%EF%BC%89%E7%BB%88%E5%AD%97%E7%AC%AC354%E5%8F%B7%2B1%2B%EF%BC%882004%EF%BC%89%E6%B2%AA%E4%BA%8C%E4%B8%AD%E6%B0%91%E4%BA%8C%EF%BC%88%E6%B0%91%EF%BC%89%E7%BB%88%E5%AD%97%E7%AC%AC354%E5%8F%B7,2020年1月30日最近一次访问。
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小结开源领域的信息生产与信息安全,从来就是建立在法律基础上的。开源软件业的诞生,就是从构建开源许可证这一法律框架开始的(具体内容可以参考《定义未来:开源法》)[i]。技术与规则、技术与法律,从来都是如影随形的伴生关系。
开源思维,除了上述从企业视角可见的正向创新价值,对于各个行业领域的商业生态环境建设,对于更高层面的立法工作与政府管理工作,也都会有所助益。 所以,未来仍然充满无限可能;未来,仍然未来。[i]可以参考拙文《定义未来:开源法》,作者:詹毅,登载媒体“中国开源云联盟”,“开源中国”以《未来的软件实现方式,由什么样的体系来定义?》为题登载。
注释
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作者简介:
詹 毅 上海执业律师 华东政法大学兼职教授
微信ZhanyiAttorney 邮箱zy@koforder.com
冯宏声 阿里巴巴集团法务部法务总监
微信tuyalaosheng 邮箱fenghs@139.com
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